Terijoki-Seura ry

Karjalan Liitto
 

Tietosuojaseloste


1. Rekisterin pitäjä
Terijoki-seura ry

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Riitta Kivinen
Varuskunta rak 46 as 1
11310 Riihimäki
riittakivinen[at]hotmail.com

3. Rekisterin nimi
Terijoki-seuran jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä kerätään ja käytetään YHDL 11§:n mukaisesti. Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja
jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsenviestintään ja jäsentuotteiden ja -
palvelujen kehittämiseen. Rekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja seuraavasti:
- jäsenten ikärakenne
- miesten tai naisten lukumäärä
- jäsenlaji (yhdistyksen sääntöjen mukaan)
- luottamustehtävät
- jäsenyysaika
- huomionosoitukset (karjalaiset ansiomerkit tms) ja merkkipäivät
- jäsenmaksuperusteet

Jäsenen antamat kohdassa 5 olevat tiedot luovutetaan (ellei sitä ole erikseen kielletty) Karjalan Liiton
käyttöön liiton ylläpitämän jäsenrekisterin osaksi jäsenmaksujen laskutusta, jäsentiedotusta ja liiton
jäsenpalvelujen (tuoteosto, tilavuokraus, jäsenkoulutus tms jäsenhintaan) saamista varten.

Jäseneksiliittymis- ja muissa ilmoittautumislomakkeissa kerrotaan mitä tietoja kerätään ja miksi.
Lomakkeesta on linkki rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Jokaisessa lomakkeessa kysytään lupa tietojen
keräämiseen. Karjalan Liiton verkkosivustoilla käytetään evästeitä ja ne suojataan SSL-sertifikaatilla.

5. Rekisterin tietosisältö
- Yhdistyksen jäsenen koko nimi, syntymäaika (pv,kk,vuosi), postiosoite, puhelinnumero,
   sähköpostisoite.
- Kiinnostuksen kohde rajantakaisessa Karjalassa.
- Tieto luottamushenkilöistä, toimikausista, huomionosoituksista sekä erilaisista Karjalan Liiton, piiri-
   tai liittoyhdistyksen tai seuran toimintaan/kilpailuihin osallistumisesta.
- Erilliset luettelot tehdään kalenterivuosittain liittyneistä, kuolleista, eronneista ja erotetuista
   yhdistyksen jäsenistä.

Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Rekisterissä olevan jäsenhenkilön kuoltua tai
erottua tai tultua erotetuksi yhdistyksestä, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä
koskeva tieto vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Yhdistys ilmoittaa muutokset Karjalan Liittoon
(jos Liiton jäsen).

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsen antaa häneen kohdistuvat kohdan 5 tiedot liittyessään Terijoki-seuraan ja sitä kautta Karjalan Liiton
jäseneksi (ellei ole kieltäytynyt Liiton jäsenyydestä). Henkilöjäsenen antamia tietoja päivittää yhdistyksen
rekisterinpitäjä sekä yhdistyksen rekisteriä käyttävä Karjalan Liiton rekisterinpitäjä. Karjalan Liiton
käyttämässä yhdistysten jäsenrekisteristä ilmenee viimeisin rekisteriin merkintöjä tehnyt henkilö sekä
merkintöjen ajankohta. Tietojen perusteella yhdistys toimittaa jäsenelle jäsentiedotteet ja -postit. Yhdistys
takaa jäsenten oikeuksien toteutumisen: Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa yhdistykselle antamiinsa
tietoihin tulleet muutokset. Jäsenellä on oikeus nähdä hänestä jäsenrekisteriin merkityt tiedot. Vain
rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen ja henkilöllisyyden todistaen saada tietoja siitä mitä
hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä (tietosuoja-
asetuksen mukaan). Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus
rajoittaa tietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita yhdistyksen toiminnan ja
tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhdistyksen hallitus ottaa ja erottaa jäsenet YhdL 11-15 §:n mukaan ja ne käsitellään ja päätetään
yhdistyksen hallituksen kokouksessa. Päätös merkitään kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan. Yhdistyksen jäsentiedot luovutetetaan Karjalan Liiton käyttöön kohdan 4. ja 6. mukaisesti edellyttäen että henkilö on myös Karjalan Liiton jäsen. Yhdistys päivittää jäsentietoja Karjalan Liiton rekisteriin jäsenoikeuksien ja velvollisuuksien toteutumiseksi. Tietoja ei käytetä eikä luovuteta muuhun käyttöön. Ilman henkilöjäsenen kirjallista ennakkosuostumusta, ei hänen tietojaan luovuteta kolmannelle osapuolella suoramarkkinointia varten. Jäsenellä on oikeus muuttaa tai peruuttaa antamansa ennakkosuostumus. (Ks kohta 12.) Yhdistyksen hallitus voi päättää tarkoin harkittuaan tietojen luovuttamisesta tieteellisen tutkimuksen käyttöön.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yhdistys ei toimi EU:N tai ETA:n ulkopuolella siten, että se siirtäisi jäsentietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Mikäli alihankkija käyttää palvelujen tuottamiseen eri puolilla olevia palvelimia ja resursseja, vastaa
alihankkija itse, että EU:n tietosuoja-asetusta sekä toimintaamme koskevia lakeja ja säädöksiä noudatetaan.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
A) Manuaalinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, esimerkiksi lukittu huone tai arkistokaappi. Atk:lla oleva
jäsenrekisteritietoihin perustuva luettelo, jäsenen nimi ja osoite, tulostetaan kalenterivuoden lopussa ja
säilytetään arkistoituna lukitussa arkistokaapissa.

Yhdistyksen toimintaan liittyviä tapahtumia varten voidaan hallituksen jäsenelle antaa jäsenten
nimiluettelo ko. toiminnan toteuttamiseksi. Luettelo on välittömästi tapahtuman jälkeen toimitettava
jäsenrekisterinhoitajalle hävittämistä varten. Luettelosta ei saa ottaa kopioita eikä sitä saa luovuttaa
kolmannelle osapuolelle.

B) Sähköinen rekisteri
Sähköinen rekisteri on salasanoin suojattu tiedosto, joka on ainoastaan yhdistyksen hallituksen nimeämän
jäsenrekisterinhoitajan tiedossa (henkilökohtaiset tunnukset). Salasanat on tallennettu merkittyyn ja
suljettuun kirjekuoreen, jota säilyttää yhdistyksen jäsensihteeri ja puheenjohtaja.

Yhdistyksen ja Karjalan Liiton välillä on kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Yhdistys on
henkilötietorekisterin ylläpitäjä ja Karjalan Liitto on sen rekisterin käyttäjä. Yhdistys vastaa siitä, että se
noudattaa henkilörekisterin ylläpidossa voimassa olevia tietosuojasäädöksiä (asetukset ja lait).

Yhdistyksen jäsenrekisterin hoitajan vastuullaan on jäsenrekisterin tekninen käyttö. Hän on tietoinen
rekisteriin liittyvien yhdistyslain, henkilötietolain ja tietosuoja-asetuksen määräyksistä. Yhdistys on
ohjeistanut hänet tehtävään.

Koko hallitus vastaa yhdistyksen jäsenrekisteritietojen oikeasta ja lakien sekä asetusten mukaisesta
suojaamisesta ja säilytyksestä.

10. Tarkastusoikeus
Rekisterissä oleva henkilö voi paikan päällä ollen tai henkilöllisyyden luotettavasti todistaen saada tietoja
siitä, mitä hänestä on rekisteriin merkitty. Tiedot kerrotaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä
(tietosuoja-asetuksen mukaan). Tiedot on tarkastettavissa yhdistyksen jäsenrekisterinpitäjältä, siitä
etukäteen kuukautta ennen kirjallisesti postitse tai sähköpostitse sopien. Karjalan Liiton jäsen voi itse
henkilökohtaisesti tarkastaa omat tietonsa henkilöllisyys todistaen. Tiedot on tarkastettavissa Karjalan
Liiton toimistossa Käpylänkuja 1 00610 Helsinki, arkisin klo 9-16, siitä etukäteen kuukautta ennen
kirjallisesti postitse tai sähköpostitse (jäsen@karjalanliitto.fi - tietojen tarkistus -otsikolla) sopien. Liiton
toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa
käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita yhdistyksen ja liiton toiminnan ja tarkoituksen
mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta. Tietojen korjaamisen voi tehdä henkilöllisyys
todistaen seuran jäsensihteerille tai puheenjohtajalle. Pyyntö tietojen korjaamiseen tulee osoittaa
viimeistään kuukautta ennen postitse tai sähköpostitse (tietosuoja-asetuksen mukaan). Tietojen
korjaamisen voi tehdä myös Karjalan Liitossa henkilöllisyys luotettavasti todistaen, Karjalan Liitto ry
Käpylänkuja 1 00610 Helsinki, arkisin klo 9- 16. Pyyntö tulee osoittaa em osoitteeseen viimeistään
kuukautta ennen postitse tai sähköpostitse (jasen@karjalanliitto.fi - tietojen korjaaminen -otsikolla). Liiton
toimisto on säännönmukaisesti kiinni heinäkuun sekä joulun ja uudenvuoden välisen ajan.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Terijoki-seura pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan Terijoki
seuran verkkosivulla. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä kaikille rekisteröidyille.

Tulosta sivu
 
Poutapilvi web design Oy